Als ik terugdenk aan een van mijn eerste sourcing opdrachten heb ik daar waardevolle lessen uit getrokken die ik tot nu toe nog bij elke volgende opdracht meeneem. Een stukje over de opdracht: Voor een bouwbedrijf in Zuid-Holland werden wij gevraagd om op zoek te gaan naar een Planner Werkvoorbereiding. Je bent enthousiast en misschien een tikkeltje naïef, dus ging gelijk aan de slag en daar kwam snel mijn eerste les naar voren, want, hoe begin je zo’n zoektocht?

Tijdens de academy van ExcellentConsultancy heb ik alle handvatten gekregen om een sourcing opdracht succesvol te startten, alleen is de praktijk altijd net even anders dan de theorie en leer je snel als je in het diepe duikt.

De funnel-strategie: begin breed, word specifiek

Mijn natuurlijke instinct was om direct de diepte in te gaan. Maar de kern van effectief sourcen bleek te liggen in het principe van funneling. Ik begon dan ook niet met zoeken, maar met onderzoeken. Eerst verdiepte ik me grondig in de functie: wat doet een Planner Werkvoorbereiding in de bouw nu echt? Wat zijn de dagelijkse uitdagingen? Welke software gebruiken ze? Wat misschien nog wel belangrijker is: wie zoek ik eigenlijk? Vragen die hierbij opkomen zijn dan waar vind ik mijn doelgroep? Hoe spreek ik ze aan en hoe kan ik ze overtuigen? Pas toen ik een goed beeld had, stelde ik een eerste set zoektermen op. Termen waarvan ik dacht dat ze perfect pasten.

De realiteit checkt je zoekopdracht

Het moment van de waarheid: de eerste kandidaatprofielen werden gepresenteerd. De feedback was duidelijk en constructief: "Interessant, maar niet direct de match die we zoeken." Dit was het keerpunt. In plaats van ontmoedigd te raken, was het de kunst om dit te zien als een schat aan informatie. Elke "nee" bevatte impliciet een "ja" over wat er wél nodig was. De zoektermen die ik zo zorgvuldig had bedacht, bleken net naast de werkelijkheid van de doelgroep te zitten. Hierop zijn we verder in gesprek gegaan met de opdrachtgever om zo te achterhalen naar wie ze precies opzoek waren. Dit soort gesprekken zijn cruciaal om de zoekopdracht te specificeren en zo de kans op een sterke match te vergroten.
Een belangrijke les die ik hieruit heb kunnen trekken is dat je aan de voorkant van jouw sourcing opdracht, er al veel meer te filteren is op wie er gezocht moet worden. Een goede vacature intake, waarbij je samen met de opdrachtgever diepgaand in gesprek gaat over de sourcing opdracht, is cruciaal bij het uitvoeren van een succesvolle sourcing opdracht. Door vooraf helder te krijgen welke harde én zachte criteria echt doorslaggevend zijn, voorkom je dat je later in het proces kostbare tijd verliest aan kandidaten die niet aansluiten. Denk hierbij niet alleen aan functie-eisen, maar ook aan cultuurfit, groeipotentieel en verwachtingen over arbeidsvoorwaarden.

Daarnaast helpt een scherpe intake om realistische verwachtingen te scheppen bij de opdrachtgever: hoe groot is de talentpool, welke profielen zijn haalbaar en welke concessies zijn eventueel nodig? Dit voorkomt teleurstellingen en zorgt voor een transparant en efficiënt proces.

De kracht van A/B-testen en aanpassen

Dit werd een proces van continu finetunen. Ik ging experimenteren met meerdere zoektermen en manieren van berichten schrijven. Wat gebeurt er als ik zoek op "Werkvoorbereider BIM" in plaats van "Planner Werkvoorbereiding"? Levert "uitvoeringsgericht" betere resultaten op dan "projectondersteuning"? Door deze A/B-metingen deed ik al doende cruciale ontdekkingen. Ik leerde de specifieke jargonterm die deze professionals zelf gebruikten en welke skills écht prioriteit hadden. Langzaam maar zeker kreeg ik meer reacties op mijn verstuurde berichten en verschoof de stroom van kandidaten van "interessant" naar een match.

De belangrijkste les: elke opdracht is uniek

Wat is dan de grootste les die ik meeneem uit deze eerste opdracht? Het is een simpele, maar cruciale waarheid: elke doelgroep en elke sourcingopdracht is anders en verdient een specifieke, maatwerk aanpak. Wat werkt voor een IT-ontwikkelaar, werkt niet voor een planner in de bouw. Sterker nog, wat werkt voor de ene bouworganisatie, kan voor de volgende net even anders zijn. Het draait niet om één magische zoekopdracht, maar om het vermogen om te luisteren, te leren en je strategie aan te passen.
Sourcen is geen lineair proces; het is een dialoog met de opdrachtgever en kandidaat en die dialoog begint altijd met een open blik. Bij ExcellentConsultancy geloven we in deze persoonlijke, onderzoekende aanpak. Dat vinden wij omdat dit de manier is om niet zomaar een kandidaat, maar de juiste kandidaat te vinden en te overtuigen.